Provisional text: the final notice will be approved by the organisation and its legal adviser. Last updated: 20 October 2026.
1. Who is responsible for your data
The International Organization for Diplomatic Relations — Correspondants Diplomatiques, 28/11 Strait Street, Vincenti Building, Valletta VLT 1432, Malta. E-mail: diplomatic@diplomaticmalta.com.
2. What data we collect
- Applications for membership: identity, contact details and the documents you upload.
- Members: profile, documents, fees and payments.
- Donations and sponsorship requests: name, contact details and amount.
- Event bookings: the names of members and guests, and the choices made.
- Technical data needed to sign in to the members' area.
3. Why we use it
To handle the admission procedure and membership, to record payments and issue receipts, to organise events and to meet our accounting obligations. The legal bases will be confirmed by our legal adviser.
4. Who receives it
The officers of the organisation, each according to their role, and the providers that work for us: Supabase (database and files, in the European Union), Resend (sending of e-mails from the European Union; account data in the United States), Vercel (website), Cloudflare Turnstile (protection of the forms) and an external backup space in the European Union (encrypted files only).
5. Transfers outside the European Union
Only where a provider keeps account data outside the European Union, with the safeguards of its contract.
6. How long we keep it
- Application drafts not sent: 48 hours.
- Applications refused, lapsed or withdrawn: 6 months after the decision.
- Members' documents: for the duration of membership, plus 1 year.
- Logs of e-mails and of document views: 12 months.
- Payments and receipts: as long as Maltese law requires.
- Record of changes: 5 years.
- Addresses that do not receive our e-mails (permanent bounce or complaint): 12 months, like the e-mail logs.
7. Your rights
You can ask for access to your data, its correction or erasure and the restriction of its use; you can object to its use and ask for its portability. Write to the address in point 1. You can also lodge a complaint with the Information and Data Protection Commissioner (IDPC), Malta.
8. Cookies and browser storage
We use no advertising or statistics cookies. Your browser keeps the language you choose (localStorage) and, when you sign in, your session in that tab. The protection of the forms uses a technical cookie.
9. Guests at our events
Whoever books for a guest informs them. Guests' names are used only for the bookings and the seating list of that event.
Testo provvisorio: l'informativa definitiva sarà approvata dall'organizzazione e dal suo consulente legale. Ultimo aggiornamento: 20 ottobre 2026.
1. Chi è responsabile dei tuoi dati
International Organization for Diplomatic Relations — Correspondants Diplomatiques, 28/11 Strait Street, Vincenti Building, Valletta VLT 1432, Malta. E-mail: diplomatic@diplomaticmalta.com.
2. Quali dati raccogliamo
- Domande di ammissione: identità, contatti e documenti che carichi.
- Membri: profilo, documenti, quote e pagamenti.
- Donazioni e richieste di sponsorizzazione: nome, contatti e importo.
- Prenotazioni degli eventi: nomi di membri e ospiti e le scelte fatte.
- Dati tecnici necessari per accedere all'area membri.
3. Perché li usiamo
Per gestire la procedura di ammissione e l'adesione, registrare i pagamenti ed emettere le ricevute, organizzare gli eventi e rispettare gli obblighi contabili. Le basi giuridiche saranno confermate dal nostro consulente legale.
4. Chi li riceve
Gli incaricati dell'organizzazione, ciascuno secondo il proprio ruolo, e i fornitori che lavorano per noi: Supabase (database e file, nell'Unione europea), Resend (invio delle e-mail dall'Unione europea; dati dell'account negli Stati Uniti), Vercel (sito), Cloudflare Turnstile (protezione dei moduli) e uno spazio esterno di backup nell'Unione europea (solo file cifrati).
5. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
Solo dove un fornitore conserva dati dell'account fuori dall'Unione europea, con le garanzie del suo contratto.
6. Per quanto tempo li conserviamo
- Bozze di domanda non inviate: 48 ore.
- Domande respinte, decadute o ritirate: 6 mesi dopo la decisione.
- Documenti dei membri: per la durata dell'adesione, più 1 anno.
- Registri delle e-mail e delle aperture dei documenti: 12 mesi.
- Pagamenti e ricevute: per il tempo previsto dalla legge maltese.
- Registro delle modifiche: 5 anni.
- Indirizzi che non ricevono le nostre e-mail (rimbalzo definitivo o reclamo): 12 mesi, come i registri delle e-mail.
7. I tuoi diritti
Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione e la limitazione del trattamento; puoi opporti al trattamento e chiedere la portabilità dei dati. Scrivi all'indirizzo del punto 1. Puoi anche presentare un reclamo all'Information and Data Protection Commissioner (IDPC), Malta.
8. Cookie e memoria del browser
Non usiamo cookie pubblicitari o di statistica. Il browser conserva la lingua che scegli (localStorage) e, quando accedi, la sessione in quella scheda. La protezione dei moduli usa un cookie tecnico.
9. Ospiti dei nostri eventi
Chi prenota per un ospite lo informa. I nomi degli ospiti servono solo alle prenotazioni e alla lista dei tavoli di quell'evento.
Texte provisoire : la politique définitive sera approuvée par l'organisation et son conseiller juridique. Dernière mise à jour : 20 octobre 2026.
1. Qui est responsable de vos données
International Organization for Diplomatic Relations — Correspondants Diplomatiques, 28/11 Strait Street, Vincenti Building, Valletta VLT 1432, Malte. E-mail : diplomatic@diplomaticmalta.com.
2. Quelles données nous collectons
- Candidatures : identité, coordonnées et documents que vous téléversez.
- Membres : profil, documents, cotisations et paiements.
- Dons et demandes de parrainage : nom, coordonnées et montant.
- Réservations aux événements : noms des membres et des invités, et choix effectués.
- Données techniques nécessaires pour se connecter à l'espace membres.
3. Pourquoi nous les utilisons
Pour gérer la procédure d'admission et l'adhésion, enregistrer les paiements et émettre les reçus, organiser les événements et respecter nos obligations comptables. Les bases juridiques seront confirmées par notre conseiller juridique.
4. Qui les reçoit
Les responsables de l'organisation, chacun selon son rôle, et les prestataires qui travaillent pour nous : Supabase (base de données et fichiers, dans l'Union européenne), Resend (envoi des e-mails depuis l'Union européenne ; données du compte aux États-Unis), Vercel (site), Cloudflare Turnstile (protection des formulaires) et un espace de sauvegarde externe dans l'Union européenne (fichiers chiffrés uniquement).
5. Transferts hors de l'Union européenne
Uniquement lorsqu'un prestataire conserve des données du compte hors de l'Union européenne, avec les garanties de son contrat.
6. Combien de temps nous les conservons
- Brouillons de candidature non envoyés : 48 heures.
- Candidatures refusées, caduques ou retirées : 6 mois après la décision.
- Documents des membres : pendant toute l'adhésion, plus 1 an.
- Journaux des e-mails et des consultations de documents : 12 mois.
- Paiements et reçus : aussi longtemps que l'exige la loi maltaise.
- Registre des modifications : 5 ans.
- Adresses qui ne reçoivent pas nos e-mails (rejet définitif ou plainte) : 12 mois, comme les journaux des e-mails.
7. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement et la limitation de leur traitement ; vous pouvez vous opposer à leur traitement et demander leur portabilité. Écrivez à l'adresse du point 1. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Information and Data Protection Commissioner (IDPC), Malte.
8. Cookies et stockage du navigateur
Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ou statistique. Votre navigateur conserve la langue que vous choisissez (localStorage) et, lorsque vous vous connectez, votre session dans cet onglet. La protection des formulaires utilise un cookie technique.
9. Invités à nos événements
La personne qui réserve pour un invité l'en informe. Les noms des invités servent uniquement aux réservations et au plan de table de cet événement.
Texto provisional: el aviso definitivo lo aprobarán la organización y su asesor jurídico. Última actualización: 20 de octubre de 2026.
1. Quién es responsable de tus datos
International Organization for Diplomatic Relations — Correspondants Diplomatiques, 28/11 Strait Street, Vincenti Building, Valletta VLT 1432, Malta. Correo electrónico: diplomatic@diplomaticmalta.com.
2. Qué datos recogemos
- Solicitudes de ingreso: identidad, datos de contacto y los documentos que subes.
- Miembros: perfil, documentos, cuotas y pagos.
- Donaciones y solicitudes de patrocinio: nombre, datos de contacto e importe.
- Reservas de eventos: nombres de miembros e invitados, y las opciones elegidas.
- Datos técnicos necesarios para acceder al área de miembros.
3. Para qué los usamos
Para gestionar el procedimiento de admisión y la membresía, registrar los pagos y emitir los recibos, organizar los eventos y cumplir nuestras obligaciones contables. Las bases jurídicas las confirmará nuestro asesor jurídico.
4. Quién los recibe
Los responsables de la organización, cada uno según su función, y los proveedores que trabajan para nosotros: Supabase (base de datos y archivos, en la Unión Europea), Resend (envío de correos electrónicos desde la Unión Europea; datos de la cuenta en Estados Unidos), Vercel (sitio web), Cloudflare Turnstile (protección de los formularios) y un espacio externo de copias de seguridad en la Unión Europea (solo archivos cifrados).
5. Transferencias fuera de la Unión Europea
Solo cuando un proveedor conserva datos de la cuenta fuera de la Unión Europea, con las garantías de su contrato.
6. Cuánto tiempo los conservamos
- Borradores de solicitud no enviados: 48 horas.
- Solicitudes rechazadas, caducadas o retiradas: 6 meses después de la decisión.
- Documentos de los miembros: durante toda la membresía y 1 año más.
- Registros de los correos electrónicos y de las consultas de documentos: 12 meses.
- Pagos y recibos: el tiempo que exija la ley maltesa.
- Registro de cambios: 5 años.
- Direcciones que no reciben nuestros correos (rebote definitivo o queja): 12 meses, como los registros de los correos.
7. Tus derechos
Puedes solicitar el acceso a tus datos, su rectificación, su supresión y la limitación de su tratamiento; puedes oponerte a su tratamiento y pedir su portabilidad. Escribe a la dirección del punto 1. También puedes presentar una reclamación ante el Information and Data Protection Commissioner (IDPC), Malta.
8. Cookies y almacenamiento del navegador
No usamos cookies publicitarias ni de estadística. El navegador guarda el idioma que eliges (localStorage) y, cuando accedes, tu sesión en esa pestaña. La protección de los formularios usa una cookie técnica.
9. Invitados a nuestros eventos
Quien reserva para un invitado se lo comunica. Los nombres de los invitados solo se usan para las reservas y la lista de mesas de ese evento.
临时文本：正式声明将由本组织及其法律顾问审定。最后更新：2026年10月20日。
1. 谁负责您的数据
International Organization for Diplomatic Relations — Correspondants Diplomatiques，地址：28/11 Strait Street, Vincenti Building, Valletta VLT 1432, Malta。电子邮件：diplomatic@diplomaticmalta.com。
2. 我们收集哪些数据
- 入会申请：身份信息、联系方式以及您上传的文件。
- 会员：个人资料、证件、会费和付款。
- 捐赠和赞助申请：姓名、联系方式和金额。
- 活动预订：会员和嘉宾的姓名以及所作的选择。
- 登录会员专区所需的技术数据。
3. 我们为何使用这些数据
用于办理入会程序和管理会籍、记录付款并开具收据、组织活动以及履行会计义务。法律依据将由我们的法律顾问确认。
4. 谁会收到这些数据
本组织的负责人（各按其职责），以及为我们提供服务的供应商：Supabase（数据库和文件，位于欧盟）、Resend（从欧盟发送电子邮件；账户数据位于美国）、Vercel（网站）、Cloudflare Turnstile（表单保护），以及位于欧盟的外部备份空间（仅存放加密文件）。
5. 向欧盟以外地区的传输
仅在供应商将账户数据保存在欧盟以外时发生，并受其合同中保障措施的约束。
6. 我们保存多长时间
- 未提交的申请草稿：48小时。
- 被拒绝、失效或撤回的申请：决定后6个月。
- 会员证件：会籍存续期间，再加1年。
- 电子邮件和文件查看记录：12个月。
- 付款和收据：按马耳他法律规定的期限保存。
- 修改记录：5年。
- 无法接收我们电子邮件的地址（永久退信或投诉）：12个月，与电子邮件记录相同。
7. 您的权利
您可以要求访问、更正或删除您的数据，限制或反对对其进行处理，并要求数据可携带。请写信至第1点所列地址。您也可以向马耳他信息和数据保护专员（IDPC）投诉。
8. Cookie 和浏览器存储
我们不使用广告或统计类 Cookie。浏览器会保存您选择的语言（localStorage），登录时还会在该标签页中保存您的会话。表单保护使用一个技术性 Cookie。
9. 我们活动的嘉宾
为嘉宾预订的人应告知嘉宾。嘉宾姓名仅用于该活动的预订和座位表。
